Ce dont vous aurez besoin
Vidéoconférence avec partage d'écran
Outil de collaboration digitale (voir les modèles)
De papier kraft pour les sessions en présentiel
Marqueurs rouges, jaunes, verts
Blocs-notes
Modèles facultatifs
Modèles Atlassian
Autres modèles
Qu'est-ce qu'un contrôle d'intégrité d'équipe ?
Les contrôles d'intégrité d'équipe ou le suivi des performances d'équipe sont similaires à des examens médicaux pour le bien-être d'une équipe, mettant l'accent sur le bien-être émotionnel, les relations, l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et l'efficacité.
L'objectif est d'identifier et de résoudre les problèmes susceptibles d'affecter les fonctionnalités et la productivité en évaluant des métriques tels que le bonheur, le moral, la communication, la confiance et la sécurité psychologique.
Quels sont les huit attributs d'une équipe en bonne santé ?
Sur la base des études Atlassian s'étalant sur plusieurs années et de notre travail auprès de centaines d'équipes en interne et en externe, nous avons identifié huit attributs qui garantissent la santé et l'efficacité d'une équipe. Ce sont :
- La cohésion d'équipe : nous jouissons de la confiance et du respect mutuels nécessaires pour former une équipe efficace et favoriser une collaboration saine. Nos membres partagent un fort sentiment d'appartenance.
- Une équipe équilibrée : les bonnes personnes dotées des bonnes compétences assument des rôles adaptés et clairement définis. Cela nous permet de réussir à fournir la valeur que cette équipe est censée apporter.
- Encourager la différence : nous recherchons et exprimons différents points de vue provenant de sources diverses, en interne et en externe, et nous prenons le temps de surmonter les points de divergence de manière respectueuse.
- Compréhension mutuelle : nous avons une compréhension mutuelle de notre mission, de notre objectif, ainsi que de nos étapes importantes clés pour mener à bien notre planification stratégique en tant qu'équipe.
- Valeur et métriques : nous comprenons la valeur que nous apportons et la valeur ajoutée à l'entreprise, notre définition de la réussite, ainsi que le suivi et la mesure de cette valeur. En fin de compte, nous exploitons nos métriques pour prendre des décisions et réaliser des actions selon les besoins.
- Méthodes de travail idéales : nos méthodes de collaboration au sein de l'équipe nous permettent de travailler efficacement, que nous soyons disséminés ou colocalisés. Cela inclut les outils utilisés, la façon dont nous nous rencontrons et collaborons, et notre manière de prendre des décisions.
- Implication et assistance : les autres équipes savent clairement comment et quand interagir avec nous. Les équipes procèdent efficacement et bénéficient régulièrement de l'assistance dont elles ont besoin pour avancer. Nous avons une compréhension claire des personnes dont nous dépendons et de celles qui dépendent de nous.
- Amélioration continue : nous prenons toujours le temps de célébrer nos réussites, de réfléchir sérieusement, de réaliser des actions et de saisir nos opportunités d'amélioration. Nous créons des boucles de retours régulières et intentionnelles au sein et en dehors de l'équipe pour prendre des décisions en matière d'amélioration.
Quand devriez-vous organiser un suivi des performances de l'équipe ?
Nous vous recommandons d'organiser un suivi des performances de l'équipe tous les trimestres pour vous aider à devenir une équipe de choc.
3 avantages d'avoir des équipes engagées
Les suivis des performances trimestriels peuvent aider à tirer parti des avantages d'avoir des équipes engagées. Selon Gallup, les équipes engagées ont les caractéristiques suivantes :
- Rentabilité accrue : les entreprises dont les employés sont très engagés sont 21 % plus rentables que celles dont les employés sont désengagés.
- Réduction des taux de rotation : les entreprises dont les employés sont engagés enregistrent une baisse de 43 % de leur taux de rotation.
- Productivité accrue : les équipes engagées sont 18 % plus productives que les équipes peu engagées.
Comment réaliser un contrôle d'intégrité d'équipe ?
RÉSUMÉ DE 5 SECONDES
- Évaluez la santé de l'équipe en fonction des huit attributs des équipes performantes
- Choisissez trois attributs sur lesquels vous concentrer
- Brainstormez des solutions et créez une planification d'amélioration
1. Lancer un scénario de suivi des performances d'équipe 5 min
En tant qu'animateur de la réunion, réservez 90 minutes avec votre équipe pour exécuter ce scénario. Envoyez une brève description du scénario et passez en revue ses attributs. Préparez la réunion en fonction de votre configuration :
- Configuration à distance : copiez notre modèle et invitez votre équipe.
-
Configuration en présentiel : rassemblez du matériel d'écriture (papier kraft, tableau blanc), des marqueurs rouges, jaunes et verts et des blocs-notes
L'animateur est également chargé de gérer le scénario. Il est facultatif de désigner un preneur de notes ou de laisser l'animateur le faire également.
Bonjour l'équipe !
J'ai récemment envoyé une invitation de calendrier pour effectuer un scénario de suivi des performances. Le but de ce scénario est d'évaluer la santé de notre équipe sur la base des huit attributs des équipes performantes. Cet atelier durera environ 90 minutes.
Voici un aperçu des huit attributs que nous allons évaluer :
1. Cohésion de l'équipe
2. Équipe équilibrée
3. Promotion de la différence
4. Compréhension commune
5. Valeur et métriques
6. Méthodes de travail adaptées
7. Engagement et support
8. Amélioration continue
Vous n'avez rien à préparer. Présentez-vous à cette réunion en étant prêt à participer.
Merci !
Astuce : pour les grands groupes
Si votre équipe compte au moins 8 membres, vous pouvez la diviser en sous-groupes pour passer en revue les notes initiales obtenues pour chaque caractéristique. Reformez ensuite l'équipe et analysez l'ensemble des notes.
2. Partager le programme et les règles à suivre 2 MIN
Au début de la réunion, répétez l'objectif du scénario de suivi des performances, qui est d'évaluer la bonne collaboration au sein de votre équipe et d'identifier les prochaines étapes d'amélioration.
Vous voudrez ensuite partager le programme de l'atelier et les règles à suivre.
- 5 min : introduction/règles à suivre/questions
- 35 min : évaluation du suivi des performances (environ 8 min par attribut)
- 10 min : hiérarchiser les attributs/identifier les 3 meilleurs
- 20 min : session en petits groupes — brainstormez des solutions et les prochaines étapes
- 15 min : rapports de groupe/éléments d'action/prochaines étapes
1. Être présent et attentif.
2. Être honnête. Acceptez que chacun porte un regard différent sur le monde et exploitez ces différences.
3. Écouter dans l'intention de comprendre, et non de corriger.
4. Incarner l'esprit des attributs. Posez des questions si vous avez besoin de précisions, ne méprisez ni votre équipe ni votre fonction.
5. Rester neutre.
6. Moi (l'animateur) parle moins que vous.
7. Ne pas comparer les équipes ! Vos résultats ne concernent que vous. Et si vous obtenez quelques points rouges et jaunes, ne vous découragez pas. C'est tout à fait normal à mesure que les équipes évoluent et il est peu probable que l'évaluation soit entièrement verte. Cet exercice vise à aider votre équipe à identifier les opportunités d'amélioration.
8. Toujours se souvenir de la directive principale rétrospective : peu importe ce que nous découvrons, nous comprenons et sommes convaincus que chacun a fait de son mieux, compte tenu de ses connaissances à l'époque, de ses compétences et capacités, des ressources disponibles et de la situation actuelle.
3. Établir les critères de vote. 2 MIN
Chacun de vos participants sera invité à voter pour évaluer les performances de l'équipe par rapport aux attributs avec :
- « un pouce levé » (vert)
- « un pouce horizontal » (jaune)
- « un pouce vers le bas » (rouge).
Le point de vue de votre équipe sur ce qui sera rouge, jaune et vert sera unique. Suivez votre intuition et ne vous préoccupez pas d'établir des critères standardisés pour chacune des couleurs. Vous risqueriez de perdre le fil de votre discussion.
Expliquez à votre équipe que lorsqu'un attribut est pris en compte, elle sera invitée à ajouter son vote en cliquant sur le pouce en l'air, le pouce horizontal ou le pouce vers le bas.
Dans le cas d'une réunion en présentiel, un preneur de notes doit enregistrer les votes sur une feuille de papier kraft ou un tableau blanc visible par tous.
Astuce : rester intransigeant
Si les membres de votre équipe ont tendance à accepter des « concessions » ou à dire que tout est « OK » alors que ce n'est pas le cas, attribuez la couleur rouge par défaut à chaque attribut et invitez les groupes à justifier leur choix d'attribuer du vert.
4. Voter et recueillir un avis pour chaque attribut 35 min
Il est temps pour l'animateur de suivre ces instructions pour réaliser l'évaluation de suivi des performances :
- Lisez l'attribut. En tant qu'animateur, utilisez la liste ci-dessus ou notre modèle pour lire chaque attribut et sa description.
- Demandez à l'équipe de réfléchir à son vote pour chaque caractéristique. Il vaut mieux attendre que tout le monde soit prêt avant de voter, afin d'éviter la pensée de groupe et les biais.
- En tant que groupe, votez en même temps. Si vous êtes en présentiel, utilisez un compte à rebours avant de lancer le vote avec les pouces. Si vous êtes à distance, essayez de voter sans vous laisser influencer par les autres.
- Tant que les idées sont encore fraîches, demandez à l'équipe de prendre 1 à 2 minutes pour recueillir ses réflexions ou son feedback. Essayez d'encourager chaque membre à comprendre « pourquoi » il a voté comme il l'a fait et ce qui lui vient à l'esprit. Nous pouvons ainsi recueillir un feedback au fur et à mesure, d'autant plus qu'il est peu probable que l'équipe tienne compte de toutes les caractéristiques.
- Discutez pendant 2 à 3 minutes des idées prioritaires. Vous pourrez ainsi mettre en évidence les nuances du vote. Cette discussion sera aussi l'occasion pour tout le monde de « prendre la température » du résultat pour optimiser son vote à l'étape suivante.
Après avoir rassemblé quelques idées, passez à la caractéristique suivante. Prévoyez de consacrer 5 minutes à chaque caractéristique.
Astuce : des questions pour déclencher des discussions
- Pourquoi avez-vous voté de la sorte pour cette caractéristique ?
- Quel feedback sur cette caractéristique vous intéresse particulièrement ou aimeriez-vous découvrir plus en détail ?
- Selon vous, pourquoi les autres ont-ils voté de cette façon ?
5. Réfléchir aux et voter pour les trois principaux attributs 10 min
Après avoir examiné tous les votes et les retours, choisissez 1 à 3 domaines sur lesquels l'équipe aimerait travailler activement et s'améliorer.
Il peut s'agir de domaines évidents avec des scores rouges ou jaunes, ou de domaines que l'équipe a considérés comme verts, avec seulement quelques votes rouges.
6. Brainstormer des solutions 20 MIN
Ensuite, divisez l'équipe en trois groupes : un groupe pour brainstormer des solutions pour chaque attribut prioritaire. Donnez 15 à 20 minutes à chaque groupe pour discuter des solutions, les documenter et les partager. Voici quelques questions auxquelles il faudra répondre lors de la session de brainstorming :
- Quel est le problème ?
- Comment se traduira le succès dans six mois ?
- Quelles actions pourrions-nous prendre pour y parvenir ?
- Quelles actions allons-nous prendre MAINTENANT ?
7. Créer une planification d'amélioration 15 min
Partagez les éléments d'action, désignez les propriétaires et définissez les prochaines étapes. Pour continuer sur cette lancée, planifiez des contrôles de routine pour suivre l'avancement du projet. Les animateurs devraient remercier l'équipe pour ses efforts. Les équipes les plus performantes prospèrent grâce à l'effort collectif, comme dans un scénario de suivi des performances.
Suivi
Planifiez votre prochain scénario de rétrospective des « 4 L »
Définissez un planning régulier pour vos contrôles de santé. Vos points rouges et jaunes tirent-ils vers le vert ? Certains de vos points verts ont-ils rougi ? Célébrez vos victoires et relevez vos défis. Des contrôles réguliers aident à entretenir la dynamique et à identifier des aspects problématiques avant qu'ils ne fassent trop de dégâts.
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Que vous soyez technicien ou non, tout ce qui vous importe ce sont les volumes importants et les réponses de qualité. Votre travail est organisé en file d'attente et vous avez probablement des quotas quotidiens ou hebdomadaires à respecter.